Seperti yang sudah diketahui pada setiap perusahaan pasti memiliki arsip penting yang dikelola dengan baik. Mulai dari melakukan penyimpanan hingga pemusnahan. Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan ini bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Arsip inaktif sendiri adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun, berbeda dengan arsip aktif yang frekeunsi penggunaanya tinggi dan terus menerus. Biasanya perusahaan akan melakian proses pemusnahan dokumen dengan aman sesuai dengan prosedur kearsipan. Guna menjaga keamanan dan kerahasiaan data atau informasi yang terdapat pada arsip tersebut.
Mengurangi arsip ini juga bertujuan untuk menciptakan efesiensi dan efektifitas dalam penyelenggaran kearsipan. Bukan sekedar untuk efisiensi dan efektifitas, melainkan bentuk dari upaya menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak memiliki hak dan tidak bertanggungjawab.
Penyusutan arsip meliputi kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kerasipan. Pemindahan dilakukan juga harus memperhatikan media arsip tersebut, yang sebelumnya telah dilakukan penyeleksian arsip, membuat daftar dan penataan arsip inaktif. Pemusnahan arsip dilakukan pada arsip yang sudah habis masa retensinya dan juga tidak memiliki nilai guna, sesuai dengan ketentuan undang-udangan yang berlaku.
Prosedur pemusnahan arsip pertama adalah membentuk panitia penilai arsip yang akan melakukan penyeleksian arsip, membuat daftar arsip, melakukan penilaian, meminta persetujuan dari pimpinan pencipta arsip, menetapkan arsip mana saja yang akan dimusnahkan, kemudian setelah itu pelaksanaan pemusnahan.
Tetapi bagaimana cara memusnahkan arsip yang aman dan terjaga informasinya? Kamu bisa lakukan 4 cara berikut ini:
Mencacah Arsip/Gunting
Menghancurkan arsip bisa juga dengan mencacah arsip dengan menggunakan alat mekanis paper shredder yang dapat digunakan untuk memotong kertas menjadi potongan tipis dan partikel halus. Atau bisa juga dengan menggunting arsip-arsip yang jumlahnya mungkin tidak terlalu banyak untuk menjadi ukuran-ukuran kecil. Tetapi menggunting dinilai kurang efisien karena membutuhkan waktu yang lama.
Pembuburan Arsip
Untuk metode pembuburan ini perusahaan bisa melakukan ini dengan kerjasama pabrik kertas atau tempat yang dapat melakukan pembuburan kertas. Hasil dari pembuburan ini juga bisa menjadi bahan daur ulang pembuatan kertas yang pastinya ramah untuk lingkungan dan juga banyak dilakukan oleh pemerintah.
Pembakaran Arsip
Bisa juga menggunakan metode membakar semua arsip dengan menggunakan alat incinerator. Arsip akan dikumpulkan pada satu bak dan setelah itu dibakar dengan bara api mencapai suhu 600 derajat celcius. Tetapi hal ini dilakukan cukup jauh dari Gedung kantor, karena akan menyebabkan polusi udara yang berasal dari bakaran kertas arsip.
Pemusnahan Kimiawi
Metode selanjutnya adalah pemusnahan dengan bahan kimia tertentu yang akan membuat arsip hancur total. Bahan kimia yang biasanya digunakan adalah magnesium karbonat atau sodium hydroxide yang merupakan cairan yang mengandung natrium hidroksida, yang dapat menghancurkan kertas.
